Seit 2015 haben Unternehmen eine gesetzliche E-Mail-Aufbewahrungspflicht. So ist die E-Mail-Archivierung nicht mehr nur Teil eines professionellen Risikomanagements – Unternehmen kommen damit in erster Linie den gesetzlichen Vorgaben nach. Möchte ein Unternehmen gesetzeskonform sein Archivierungssystem wechseln, müssen zwingend die Ursprungsmails mit den Anhängen aus dem Archiv wiederhergestellt werden. Die ECM-Experten der TIMETOACT GROUP haben für Rottendorf Pharma GmbH dafür alle Dateianhänge aus dem Archiv wieder an die zugehörigen E-Mails im Mailingsystem angehangen. Dies erfolgte mit dem eigens entwickelten Notes-Tool „ArchiveUsers“ automatisiert und mit geringem manuellem Aufwand.
Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel für Rottendorf Pharma GmbH
Referenz als PDF
Ausgangssituation:
- Entscheidung zum Wechsel auf ein neues Archivierungssystem
- Hoher manueller Aufwand notwendig, um Wechsel ohne Datenverlust durchzuführen
Kernanforderung: Automatisiertes Wiederanhängen archivierter Dateien aus dem Archiv an die entsprechenden E-Mails
Lösung:
- Einsatz von "ArchivUsers" als eigen entwickeltes Tool der TIMETOACT auf Basis von Notes
- Automatisierte Wiederherstellung der Ursprungsmails mit geringem manuellen Aufwand und Transparenz
Mehrwert:
- Full-Service durch die TIMETOACT
- Wiederanknüpfung von Anhängen aus dem Notes Archiv an die entsprechende E-Mail im Mailsystem
- Bericht der erfolgreich wiederhergestellten Anhänge und nicht wiederherstellbaren Anhänge (Fehlerauflistung)
- Geringer manueller Aufwand auf Seiten von Rottendorf Pharma GmbH
Es war die richtige Entscheidung, die TIMETOACT GROUP erneut zu beauftragen. Unsere positiven Erfahrungen haben sich ein weiteres Mal bestätigt und wir sind mit dem Ergebnis sehr zufrieden.
Projektleiter bei Rottendorf Pharma GmbHVerknüpfung von 4,5 Terrabyte archivierter Dateianhängen
Beim Einsatz einer E-Mail-Archivierung werden Anhänge von Mailings in einem separaten Archiv-System abgelegt und anhand eines Links zugänglich gemacht. Neben der Erfüllung rechtlicher Anforderungen schützen sich Unternehmen so auch vor E-Mail-Datenverlust und sparen Speicherplatz auf dem Mailserver. Rottendorf Pharma GmbH nutzt dafür das Archiv „ContentManager“, in dem Dateianhänge aus den Mailpostfächern von über 800 Anwendern liegen. Die Kommunikation zwischen dem E-Mail-System und dem Archiv gewährleistet das Produkt CommonStore for Lotus Domino (CSLD).
Im Rahmen einer neu aufgestellten Digitalisierungsstrategie hat sich das Pharmaunternehmen dazu entschieden, auf ein anderes Archivierungssystem zu wechseln. Das Problem: Bei einem Wechsel geht die Schnittstelle zwischen dem E-Mail-System und dem Archiv und damit auch die Verbindung der archivierten Dateianhänge zur entsprechenden E-Mail verloren. Um diesen Datenverlust zu verhindern, ist ein hoher manueller Aufwand notwendig.
Die Kernanforderung
Die Kernanforderung, um Rottendorf Pharma GmbH einen reibungslosen Wechsel auf ein neues Archivierungssystem zu ermöglichen, bestand im Wiederanhängen archivierter Dateien aus dem Archiv an die entsprechenden E-Mails mit möglichst geringem manuellem Aufwand. Dies betraf insgesamt 4,5 TB Speichervolumen an Dateianhängen.
Automatisierung und Transparenz im Projekt
Neben der Wiederherstellung der Ursprungsmails war uns eine möglichst automatische Durch-führung des Projektes besonders wichtig
Mitarbeiter bei Rottendorf Pharma GmbHDies beinhaltete, dass der manuelle Aufwand seitens des Pharmaunternehmens so gering wie möglich gehalten werden sollte. Neben der automatischen Durchführung spielte auch Transparenz im Projekt eine große Rolle. Obwohl die Gesamtsteuerung bei der TIMETOACT GROUP lag, sollten Mitarbeiter von Rottendorf Pharma GmbH jederzeit die Möglichkeit haben, sich über den Fortschritt des Projektes einfach und schnell informieren zu können.
Die Eigenentwicklung „ArchiveUsers“ reduziert den Gesamtaufwand
Die Herausforderung, alle Anhänge aus dem Archiv wieder an die entsprechenden E-Mails anzuhängen, konnten die Experten der TIMETOACT GROUP bereits in zahlreichen Kundenprojekten stemmen. Dafür wurde eigens das Tool „ArchiveUsers“ auf Basis von Notes zur automatischen Wiederherstellung der Ursprungsmails mit komfortabler Verwaltungsoberfläche entwickelt. Die Oberfläche ermöglicht es sowohl den Entwicklern der TIMETOACT GROUP als auch dem Kunden den Fortschritt des Projektes im Blick zu behalten.
Was ist ArchiveUsers?
Bei ArchiveUsers handelt es sich um eine Eigenentwicklung zur Mail Migration aus Notes heraus. Das Toolset dient als Grundlage für eine neue Kundensituation und wird dann auf die individuellen Anforderungen des Kunden angepasst. Das Tool ermöglicht eine Stapelverarbeitung von Maildatenbanken und gewährleistet eine fehlerfreie und vollständige E-Mail-Migration.
Dashboard von „ArchiveUsers“
Full-Service der TIMETOACT GROUP
Rottendorf Pharma und die TIMETOACT GROUP arbeiten bereits seit 2013 zusammen. In einem ersten Projekt unterstützte die Kölner IT-Unternehmensgruppe bereits bei der Datenmigration zwischen verschiedenen Speichersystemen. 2018 kam erstmals das Tool „ArchiveUsers“ bei der Wiederherstellung von Mailanhängen aus dem Archiv zum Einsatz. Zwei Jahre später wurden mithilfe des gleichen Toolsets die Dateianhänge der restlichen Ursprungsmails des Pharmaunternehmens in Deutschland wiederangehangen.
Die TIMETOACT GROUP übernahm die Betreuung und Steuerung des Gesamtablaufs. Mithilfe des Tools „ArchiveUsers“ wurden alle Dateianhänge ohne Datenverlust wieder an die Ursprungsmails angehangen. Erfolgreich wiederhergestellte Daten wurden aus dem Archiv gelöscht, was einerseits dazu führte, dass wieder mehr Platz im Archivspeicher vorhanden war, andererseits konnte so kontrolliert werden, ob alle Anhänge übertragen wurden. Aufgrund der jahrelangen Erfahrung zum Thema E-Mail-Archivierung umfasste der Full-Service auch die Bearbeitung und Lösung von auftretenden Problemen. Da es einige Dokumente gab, die nicht mit „ArchiveUsers“ wiederangebunden werden konnten, mussten Mitarbeiter des Pharmaunternehmens vereinzelt manuell entscheiden, welche Dateianhänge noch gebraucht wurden.
Zusammengefasst wurden im Rahmen des Projektes Folgendes umgesetzt:
- Wiederanknüpfung von Anhängen aus dem Notes Archiv an die entsprechende E-Mail im Mailsystem
- Bericht der erfolgreich wiederhergestellten Anhänge
- Bericht der nicht wiederherstellbaren Anhänge (Fehlerauflistung)
- Übersicht der Postfächer und Zahl der archivierten und wiederhergestellten Anhänge
- Automatische Fehlerkorrekturen bei Fehlern im Datenbestand und in der Archiv-Software
- Automatischer E-Mailversand an die Anwender mit einer Liste der manuell zu bereinigenden Dokumente
Rottendorf Pharma gehört zu den führenden Auftragsherstellern und -entwicklern und ist seit mehr als 90 Jahren in der Herstellung und Verpackung sowie der Entwicklung von Formulierungen und analytischen Verfahren für feste orale Darreichungsformen für die internationale Pharmaindustrie tätig. Das Unternehmen produziert jährlich mehr als 600 originale und generische Arzneimittel. Dazu gehören große, kleine, virtuelle und globale Pharma- und Biotechnologieunternehmen.
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Frank Trila