Ein digitales Dokument geht elektronisch im Unternehmen ein (meist per E-Mail) und ist vom Ersteller sogar elektronisch erzeugt worden (es handelt sich bspw. um ein textdurchsuchbares PDF). Diese Dokumente sind in der Regel von hoher Qualität, gut lesbar und können beim Checkin in ein DMS-System sofort indiziert werden, um sie später auch anhand ihres Inhalts auffinden zu können.
Dennoch kommt es oft vor, dass diese Dokumente (bspw. Lieferscheine) ausgedruckt werden, um die erhaltene Ware z. B. gegen den Lieferschein prüfen zu können. Das Ergebnis dieser Prüfung wird dann auf dem ausgedruckten Lieferschein vermerkt und dieser vom Prüfer abgezeichnet. Im weiteren Verlauf wird oft mit dem Papierdokument weitergearbeitet und dieses dann letztendlich erneut eingescannt und in einem Archiv abgelegt. Damit dieses Dokument nun wieder durchsuchbar wird (was es ja zuvor war), ist außerdem eine OCR (Optical Character Recognition) notwendig, die rechen- und zeitintensiv ist. Die Qualität des Originals wird zudem nicht mehr erreicht werden können.
