Software Asset Management

Software Asset Management ist ein kontinuierlicher Prozess, in dem alle betroffenen Stakeholder einbezogen werden. Wir beraten Sie gerne.
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Technologische Entwicklungen in der IT bewirken einen Wandel, der sich auch auf die damit verbundenen Lizenzmodelle bzw. Vertragsformen erstreckt. Das Thema Lizenzmanagement hat sich zu einer hochkomplexen Aufgabenstellung entwickelt, deren Fehleinschätzung gravierende finanzielle Einbußen nach sich ziehen kann.

Es fällt Unternehmen immer schwerer, einen ausreichenden Überblick über die eingesetzte Software zu behalten. Schuld daran sind zunehmend umfangreichere Lizenzmodelle, Nutzungsbedingungen und Lizenzverträge der Softwarehersteller. Die Dynamik hochkomplexer Container und Cloudlösungen erschweren das Einhalten von Lizenzbedingungen zusätzlich. Um rechts- und revisionssicher zu bleiben, bedarf es erheblicher zeitlicher und personeller Ressourcen sowie entsprechende Werkzeuge für die Verwaltung der Softwarelizenzen.

Was ist Software Asset Management?

Software Asset Management (SAM) bezeichnet die strategische Verwaltung, Kontrolle und Schutz von Software- und Hardware-Assets in allen Phasen des Lebenszyklus. Durch aktiviere Kontrolle, automatisierte Beschaffung, Nutzung und bereitstellung von Softwarelizenzen soll so das Lizenzbudget optimiert und die Ausgaben minimiert werden. SAM umfasst viele Bestandteile. wodurch Sie stets den Überblick behalten.

Ihre Vorteile von Software Asset Management:

Compliance

Sicherstellung der License Compliance und Sicherheit im Hersteller Audit.

Einsparungen

Kostenoptimierung durch Vermeidung von Überlizenzierung und effizientere Software Nutzung.

Transparenz

Transparenz über den Software Bestand und die Nutzung von Software in Ihrem Unternehmen.

Prozessoptimierung

Etablierung von Prozessen mit klar definierten Verantwortlichkeiten.

Bestandteile von Software Asset Management

Grafik zur Visualisierung, welche Bestandteile Software Asset Management einschließt.

Asset Management

Bessere Sichtbarkeit von Software als Vermögenswert des Unternehmens.

Software, genauer gesagt die Nutzungsrechte dafür, stellen einen hohen Wert im Unternehmen dar. Sie sind häufig - nach Personal - der größte Kostenfaktor der IT. Diese Assets gilt es effizient zu verwalten und einzusetzen. Das ist jedoch nur durch Transparenz und Gegenüberstellung der aktuellen, sowie der gewünschten (und Audit-sicheren) Softwarenutzung möglich.

Lifecycle Management

Von der Implementierung bis zur Deinstallation. Alle Phasen der Nutzung werden begutachtet und dokumentiert.

Die Software Assets im Unternehmen durchlaufen verschiedene Phasen, von der Planung, Einkauf, Bereitstellung, Pflege bis zur Stilllegung. Diese Phasen und deren Monitoring ist wichtig, da sie den Wert der Software im Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Eine Überlizensierung – wenn geplant- kann daher einen sinnvollen „Puffer“, anstelle unnötiger Mehrausgaben bedeuten.

Risiko Management

Durch Transparenz können Risiken erkannt und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden.

Die Nutzungsrechte an Software unterliegen den Lizenzbestimmungen der Hersteller, sowie dem generellen Urheberrecht. Ein Verstoß – sei er noch so unbeabsichtigt- stellt ein finanzielles Risiko dar, manchmal in erheblichem Ausmaß. Wer dieses Risiko kennt und minimiert muss auch keine unerwartet hohen Kosten durch einen Audit fürchten.

Kostenoptimierung

Wie kann die Software effizient eingesetzt werden? Wir beleuchten alle Aspekte Ihrer Software Nutzung.

Eine Kernaufgabe des Software Asset Management stellt die Kostenoptimierung dar. Eine optimale Lizenzierung geht weiter als „nur“ die Compliance sicherzustellen. Es gilt die kosteneffizienteste Lizenzierung, unter Berücksichtigung technischer rund administrativer Anforderungen zu wählen.

Compliance

Durch fortlaufende Bewertung der eingesetzten Software wird die Einhaltung der Lizenzbestimmungen sichergestellt. 

Auch im Software Asset Management werden hohe Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz gestellt. In einigen Fällen ist auch die Involvierung des Betriebsrates notwendig – insbesondere wenn es um nutzerbezogene Software und deren Auswertung geht (Stichwort Metering). Ziel ist immer, so wenig Daten wie möglich, aber so viele wie eben nötig zu verarbeiten. Daraus ergeben sich für Organisationen Verbesserungen in der Datentransparenz und in der zentralen Verfügbarkeit von Informationen z.B. durch Einbindung in ein SAM-Tool.

Prozessmanagement

Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein, damit keine Risiken durch Fehler oder Unwissenheit entstehen. 

Software Asset Management stellt selbst einen kontinuierlichen Prozess dar, indem Rollen und Verantwortungen definiert werden und Informationen zwischen Menschen, Systemen und Schnittstellen übergeben werden. Oft liegen alle relevanten Informationen für ein effektives SAM bereits vor, sie müssen nur identifiziert, geteilt und richtig interpretiert werden.


Vorgehensweise bei SAM:

Bei der Umsetzung von Software Asset Management haben sich folgende Schritte bei uns etabliert:

  • Übersicht über bestehende Verträge und Lizenzen.
  • Identifizierung von vorhanden Quellen zur Messung der Software Nutzung.
  • Evaluierung des IST-Zustandes der Software-Nutzung im Unternehmen.
  • Erstellung SOLL- IST Übersicht (Lizenzbilanz) als Grundlage für nachhaltiges SAM.
  • Auswahl und Implementierung einesSAM Tools zur fortlaufenden Sicherstellung der Compliance mit Zuordnung von SW zu Mitarbeiter oder Gerät.
  • Definition von Prozessen, um Software Compliance nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
  • Jederzeit Zugriff auf Lizenzkosten, die Nutzung von Software und den aktuellen Compliance Status.

Unsere Services zu Software Asset Management

Bewahren Sie Ihr Unternehmen vor der Gefahr durch Lizenzverstöße und minimieren Sie das Risiko wirtschaftlicher Auswirkungen durch mögliche Unterlizenzierungen. Unsere Berater für Software Asset Management (SAM) stehen Ihnen hierbei mit ihrer Expertise und langjähriger Erfahrung zur Seite.

Beratung

Wir beraten Sie methodisch und strategisch entlang der SAM-Wertschöpfungskette, um Ihren Projekterfolg sicherzustellen.

Expertise

Dank unserem Technologie Know-How befassen wir uns nicht nur mit der Lizenz und Compliance Sicht, sondern berücksichtigen auch die technischen Anforderungen der Fachbereiche und des IT-Betriebs.

Managed Services

Um Ihr fortlaufendes Software Asset Management zu unterstützen, bieten wir passende Managed Services an – von der Tool-Pflege bis zum fertigen Reporting.

Referenzen zu SAM:

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